Nuevo control de horarios con SimplyGest

El pasado 8 de marzo de 2019, el Consejo de Ministros aprobaba la obligación para las empresas de llevar un registro horario de sus empleados. SimplyGest ha querido facilitar a sus clientes la realización de este control horario de la forma más sencilla posible.

En el caso de empleados a tiempo parcial, la empresa debía contabilizar las horas (ordinarias y extraordinarias) por mes, y entregar el listado resumen al trabajador.

Con la entrada en vigor del decreto ley, esta obligación será también aplicable a los empleados a tiempo completo, por lo que tanto los empleados a tiempo parcial, como los empleados a tiempo completo, estarán sujetos a llevar este registro. 

¿Cómo hay que llevar este registro?

El nuevo decreto-ley obliga a las empresas a hacer un registro diario del horario de sus trabajadores, en el que deben constar el inicio y la finalización de la jornada laboral. Además, estos registros deberán conservarse durante 4 años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, sindicatos, inspecciones de trabajo, etc. que puedan requerir los datos.

Por lo tanto, registrar esta información podría hacerse incluso a mano, en papel, con un archivo Excel, etc. o bien utilizando software específico, dispositivos de control de accesos, personal dedicado, etc.

¿Qué solución que ofrece SimplyGest para el Control de Horario de los empleados?

Haciendo uso de las nuevas tecnologías, aprovechando las posibilidades de nuestro software y buscando la máxima movilidad para nuestros usuarios hemos desarrollado una solución que permitirá llevar este registro de la forma más sencilla posible, tanto desde el propio programa como desde una nueva app que pueda ser usada por cualquier empleado.

Desde la app, que estará disponible para iOS o Android,  los empleados, con su propio móvil, podrán fichar y registrar la entrada, salida e incluso los descansos realizados durante la jornada laboral.

Esta información se almacena en SimplyGest, y podrá ser consultada por un Administrador, así como obtener listados completos, con estadísticas, tiempos dedicados a cada evento y mucho más.

Obviamente cada empleado podrá consultar su propio registro de horas desde su dispositivo móvil o desde SimplyGest, así como obtener un listado en PDF desde el móvil.

El funcionamiento de la app no puede ser más sencillo: una simple ventana donde el empleado fichará las entradas y salidas, así como los posibles descansos, etc. La app podrá incluso cerrarse, y cuando necesitemos registrar la salida, o cualquier otro evento, al volver a abrirla podremos ver el tiempo transcurrido y el estado actual en el que estemos (último registro realizado): trabajando, descansando…

El registro es compatible con empleados que realizan varios turnos en un mismo día (horario partido), y están previstas muchas más mejoras y novedades que se irán incorporando poco a poco.

Pantalla principal de la aplicación

Listado de los últimos eventos realizados por el usuario

Muestra de PDF con el registro de horas del usuario obtenido desde el móvil

Además de la app, SimplyGest también incluirá una opción para llevar el registro de las horas de cada empleado desde el PC gracias al nuevo Módulo Adicional para Control Horario de SimplyGest.

Como habíamos comentado, el Control Horario de SimplyGest requerirá el uso de un Módulo Adicional y, opcionalmente, de una app para iOS/Android que facilitará “fichar” a los empleados desde su propio móvil.

El nuevo Módulo para Control Horario consta de 3 ventanas: “Configuración”, “Administración” y “Fichar”. En este post las veremos una a una.

Ventana para “Fichar” las entradas, salidas y/o descansos

Similar a la pantalla de la app, esta ventana nos permitirá “fichar” o registrar nuestros descansos desde el PC, en caso de que no podamos (o no queramos) hacerlo desde el móvil. Su funcionamiento es bastante sencillo, en forma de asistente.

  1. Elegimos el Empleado

2. Si el empleado tiene contraseña (recomendado), el asistente nos solicitará la contraseña. En caso contrario, aparecerá la ventana para “fichar”:

En dicha ventana podremos saber incluso nuestro estado actual (si estamos trabajando, descansando, etc.) y cuánto tiempo llevamos haciéndolo.

Recordemos que los datos se almacenan en tiempo real, tanto si se ficha desde el PC como desde el móvil.

Ventana de “Administración”

Llevar un control horario no sirve de nada si no podemos obtener listados, estadísticas o informes, o simplemente exportar la información a Excel o PDF.

Para ello tenemos la ventana de “Administración”, donde podremos mostrar todos los registros, filtrar por Usuario y Fecha, conocer la ubicación desde donde se realizó el registro, si fue desde el móvil o desde un PC concreto, etc.

Existen dos tipos de listados: “Cronológico” y “Detallado”

El listado cronológico muestra la información en orden natural:

…mientras que el listado “detallado” nos ofrecerá información mucho más precisa, como la duración de cada evento, hora de inicio y fin, etc.

Solo un usuario de tipo “Administrador” podrá editar registros concretos (indicando el motivo por el que se está modificando a mano), así como mostrar datos de otros empleados.

Ventana de “Configuración”

En esta ventana elegiremos las opciones de configuración para el Control Horario. Como podemos ver en la siguiente imagen, podremos habilitar o no el uso de la app, requerir siempre la ubicación real del usuario, exigir una distancia mínima para poder fichar, etc.

Estamos trabajando para poder implementar otras opciones basadas en control biométrico, como el inicio de sesión automático utilizando reconocimiento facial, utilizar un lector de smartcards para leer el DNIe o una Tarjeta de Acceso del empleado, y mucho más!

Obviamente, como ocurre con cualquier otro programa o módulo adicional, iremos añadiendo nuevas opciones, ideas y funcionalidades en futuras versiones.

En la siguiente imagen podemos ver qué ocurre si intentamos “fichar” desde el móvil estando lejos de nuestro centro de trabajo, estando configurado en “30 metros”:

En esta otra imagen podemos ver qué ocurre cuando no hemos activado la opción de fichar desde el móvil (usar o no la app):

Tanto la app, como el Módulo para PC, estarán disponibles en los próximos días. Aún desconocemos el precio que tendrá dicho módulo adicional, aunque sabemos que la app, como el resto de nuestras apps, será gratuita, pero requerirá el Módulo Cliente/Servidor.

Más información en…