¿Cómo registrar las entradas y salidas de efectivo en nuestra caja?

Sin duda una de las preocupaciones diarias de los empresarios y su empleados es si el cierre de caja cuadrará al final del día o turno. Como nos podremos imaginar, que el cierre  no cuadre implica gastar tiempo y esfuerzos en localizar qué movimiento no se registró correctamente, etc…

Son muchos los factores que pueden hacer que no cuadre el cierre de caja, desde un mal registro del importe inicial en caja, errores en la operación de cobro o despistes a la hora de anotar movimientos ajenos al cobro de una venta. En este post nos centraremos en ese tipo de movimientos, nos referimos a las Entradas y Salidas de Efectivo.

¿Qué son las entradas y salidas de efectivo? En SimplyGest nos referimos a esos movimientos de caja que no están asociados a una venta directa, pero que representan flujos de entrada y salida de efectivo de nuestro cajón portamonedas. Por lo general son gastos imprevistos, desde 1 euro para el café, 5 euros para el parquímetro, pagar al mensajero que nos acaba de entregar mercancía, etc…

Nuestros módulos TPV incluyen una opción que permite registrar de forma rápida y sencilla cada Entrada o Salida que necesitemos realizar durante la sesión. La encontraremos en la parte superior de la pantalla.

Tras pulsar sobre esa opción, ser abrirá una ventana en la cual simplemente tendremos que añadir el importe, indicar el motivo y seleccionar si es una entrada o salida de efectivo.

El proceso es muy rápido y simple. Además, desde ese mismo menú podremos consultar el historial de Entradas y Salidas realizadas. En el mismo, se remarcarán en color rojo las salidas y en color verde las entradas.

Podremos filtrar esa tabla para que se muestren conjuntas o por separado las Entradas y Salidas…

… o indicar si queremos que se muestren solo las de hoy, las de este mes, esta semana o todas.

Incluso desde este historial nos será posible imprimir esos registros.

En ocasiones, la salida de efectivo puede corresponder con un gasto que podría ser considerado como una compra. Es el caso del pago del alquiler o sencillamente el pago a un proveedor. Este tipo de salidas de efectivo podremos registrarlas como una compra rápida, pudiendo elegir el proveedor e indicar el importe pagado, sin necesidad de estar añadiendo líneas en el documento. Al registrar la operación, no solo se contabiliza la salida del efectivo de la caja sino que también se genera un documento de compra en el Historial del programa.

Por último, como broche final, destacar que el cierre de caja de SimplyGest permite incluir el resumen de las entradas y salidas de efectivo o el desglose y detalle de las mismas.

De esta forma tan sencilla, podremos llevar un correcto control del flujo de efectivo de nuestra caja durante el turno o sesión de ventas, reduciendo al máximo la posibilidad de que el cierre de caja no pueda cuadrar al final de la jornada.