Cuando se acerque el mes de Diciembre, y hasta finales de Enero, SimplyGest mostrará un mensaje/aviso en la ventana de «Seleccionar Empresa», al abrir el programa.
Este mensaje contiene información detallada sobre cómo actuar para cerrar el año/ejercicio de forma correcta. Esa información también está disponible en el manual del programa, para que pueda ser consultada en cualquier momento. Durante el paso de los años, el proceso ha sufrido cambios. Por lo tanto, dependiendo de la versión que tengamos instaladas el proceso se deberá realizar de una forma u otra. A continuación procederemos a detallar el proceso según la versión de SimplyGest:
* SimplyGest 2017:Haciendo clic en el siguiente enlace podrá visualizar un vídeotutorial en el cual se detalla el proceso en la versión SimplyGest 2017. Si usa la versión SimplyGest 2016(v13) también podrá seguir los pasos del tutorial.
Cierre ejercicio SimplyGest 2017 (v15)
* Versiones anteriores:Si tiene una versión anterior a SimplyGest 2016, puede seguir las instrucciones que se indican a continuación…
Asegúrese de que tiene instalada la última actualización disponible para su versión de SimplyGest y siga las instrucciones siguientes.
Es recomendable que cada empresa en el programa represente un año/ejercicio distinto. Por ejemplo, tendríamos una empresa llamada «SimplyGest 2014» con los datos del año 2014, otra empresa «SimplyGest 2015», etc.
De esta forma, podremos tener cada año en carpetas (y empresas) separadas.
Otra ventaja añadida a realizar el cambio de año, es que la Base de Datos no seguirá creciendo innecesariamente, ya que cada año se guardará por separado. Con esto se consigue mayor velocidad al utilizar el programa, sobre todo si trabajamos en red.
Pasos para realizar el Cambio de Año/Ejercicio:
Al ejecutar el programa se nos mostrará una ventana en la cual podremos observar todas las empresas que hemos creado y usado hasta el momento. Es importante introducir el año correspondiente a cada empresa en la columna destinada a ese dato, ya que eso nos permitirá filtrar esa ventana de forma que podamos ver todas las empresas, las empresas actuales o empresas de años anteriores.
Seleccionaremos la empresa actual, para la cual vamos a realizar el cierre y pulsaremos el botón “Opciones” que encontraremos en la parte inferior de la ventana y pulsaremos sobre la opción “Duplicar Actual”.
A continuación se nos mostrará una pequeña ventana en la cual deberemos introducir el nombre de la nueva empresa (base de datos). Luego, el programa nos mostrará una ventana denominada “Copiar Empresa” donde se nos preguntará “¿Qué datos deseamos copiar en la nueva empresa?”. Como se trata del Cierre de Ejercicio, lo habitual es copiar todos menos los historiales de movimientos. Por lo tanto, seleccionaremos la opción “Solo los siguientes”.
Comprobaremos que existe una opción que permite copiar únicamente los documentos pendientes de pago y Vales Descuento. Aunque tendremos que tener en cuenta que no podremos comenzar desde el número 1 la enumeración de las ventas del nuevo ejercicio, debiendo de continuar con la numeración correlativa del ejercicio anterior. De esa forma podremos copiar en la nueva base de datos los documentos pendientes de pago/cobro y vales descuentos del ejercicio anterior.
Por el contrario, si no copiamos ningún dato de Historiales, debemos indicar la Fecha de Inicio del nuevo ejercicio, y podremos comenzar el nuevo ejercicio empezando con una nueva enumeración.
Por último, y para finalizar el proceso, solo nos quedará pulsar el botón “Crear Copia“.
De esta forma, hemos creado una copia de la empresa del año anterior, en la que seguiremos trabajando a partir de ahora. La empresa “antigua” seguirá estando disponible para poder realizar consultas, comparativas, e informes en cualquier momento.
Es importante, que tras realizar el cierre de ejercicio, accedamos a la nueva empresa y comprobemos que la fecha de inicio sea la correcta. Si deseamos continuar con la numeración, y poder modificar documentos pendientes del ejercicio anterior deberemos igualar la fecha de inicio a la del documento más antiguo registrado en la base de datos.
Recuerde que esta operación debe realizarse en el/los equipos que actúen como servidor de datos.
Existen otras formas de realizar el cambio de año, ya que básicamente el proceso consiste en copiar datos de una empresa a otra. Recuerde que el cambio de año o es un proceso opcional y recomendado, pero no obligatorio.
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