Este artículo complementa a este otro, en el que hablamos de la configuración y uso de VeriFactu en SimplyGest. En esta ocasión resumiremos qué necesita el cliente para poder utilizar VeriFactu con SimplyGest.
En qué consiste VeriFactu
El funcionamiento es el siguiente:
– Cada factura, factura rectificativa o tícket (factura simplificada) que se emita, debe incluir un «Código QR» y una «Huella«.
– Ambos se generan automáticamente en el momento de emitir la Factura
– Con ese código QR, el cliente final, o cualquier persona, podrá comprobar online la veracidad de esa factura.
– La factura se envía a la Hacienda automáticamente, en un proceso que requiere de la firma del mismo con un Certificado Digital.
– Cada factura que se firme/envíe debe estar encadenada a la anterior que se envió/firmó, obligatoriamente. De esta forma se evita el fraude fiscal, ya que será posible detectar saltos o errores en el encadenamiento.
– El programa guarda el Registro de Facturación (archivo XML) de cada factura emitida. Una vez generada una factura, ésta NO se puede modificar. La que se enviará será siempre la original: Aunque se modifique la factura, si ésta ya fue «firmada» (ya existe un QR, etc.), no se generará otra firma nueva.
A tener en cuenta
– Es responsabilidad del Cliente disponer del Certificado Digital y de su mantenimiento (renovación, caducidad, revocación, etc.). Sin certificado digital válido, no se pueden enviar facturas.
Requisitos para la integración
- Diseño de Factura/Ticket que incluya el Código QR obligatorio (se incluye un diseño predefinido con QR específico para VeriFactu)
- Disponer de Certificado Digital de la empresa o persona física, en vigor e instalado en todos los PCs
- Antiguos Clientes: contratación de la nueva suscripción mensual que incluye Soporte, Actualizaciones y VeriFactu
- Actualizar/Configurar la información de fiscal de la Empresa y de los Clientes en su base de datos, en caso de que falten datos obligatorios como NIF, País, Nombre Fiscal, etc. así como los nuevos datos necesarios y disponibles desde 2021 como el Régimen de IVA, motivo de exención o no sujeción para clientes exentos de impuestos, etc.
Cómo activar y configurar la integración de VeriFactu en SimplyGest
- El primer paso es comprobar que en «Datos de su Empresa«, tenemos configurada correctamente el «País» y la «Provincia» de nuestra Empresa, así como los Datos Fiscales correctos (NIF, Nombre Fiscal, Tipo de Empresa, etc.).
- En «Configurar SimplyGest» -> «Factura Electrónica«, deberemos elegir VeriFactu (IMPORTANTE: una vez elegido y activado, no se podrá desactivar).
- Selecciona también el Certificado Digital de persona física o jurídica a utilizar en la lista de certificados instalados en tu PC.
- La integración usará por defecto el «Entorno de Producción«. IMPORTANTE: NO existe Entorno de Pruebas para realizar pruebas de envío: una vez se active el envío, todas las facturas se enviarán a Hacienda sin excepción y no habrá marcha atrás.
- Deberás indicar cuándo iniciar los envíos a VeriFactu: el día de la entrada en vigor oficial, según el tipo de Empresa, o voluntariamente antes de dicha fecha. IMPORTANTE: una vez iniciado el periodo voluntario, no se podrá deshacer.
Posibles problemas que puedan ocurrir
- El proceso de envío requiere de un certificado digital. Asegúrate de que el MISMO certificado está instalado en TODOS los puestos que utilicen SimplyGest.
- Es posible que la factura se envíe pero devuelva algún aviso/error. Dependiendo del motivo del error, deberá subsanar el problema y volver a reenviar la factura, o bien realizar una factura rectificativa.
- Es posible consultar el estado de una factura y los posibles problemas que ha habido con el envío, si ya fue enviada, etc.
- Es obligatorio imprimir el Código QR en facturas y tíckets. SimplyGest mostrará un aviso e impedirá la impresión de una factura si ésta no incluye el QR correspondiente. Es responsabilidad del Cliente utilizar el diseño/modelo de Factura/Ticket adaptado para VeriFactu.
En este otro artículo explicamos todo esto con más detalle.
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