Trazabilidad o seguimiento de documentos

En la actividad diaria de nuestra empresa registramos una gran variedad de documentos con distinta naturaleza. Por poner un ejemplo, registramos presupuestos, pedidos, albaranes o facturas a nuestros clientes. Muchos de esos movimientos son el resultado de una conversión anterior o provienen de otro documento. Es el caso de una factura de venta que proviene de un albarán que a su vez surgió de un presupuesto original.

Controlar todo ese ciclo es esencial para las empresas que registran un importante número de movimientos, y aunque SimplyGest tenía varias opciones que permitían realizar un seguimiento de los documentos sujetos a un proceso de conversión, en SimplyGest 2020 hemos querido dar un paso más y hemos creado la opción «Documentos Vinculados».

Ahora, independientemente de las opciones que seleccionemos durante la conversión, tanto en el documento original como en el resultante, quedará registrado el origen o destino de la conversión.

¿Cómo se hace?

Al no tratarse de una condición opcional, siempre que se convierta o agrupe uno o varios documentos se almacenará, en la base de datos, un registro de esos movimientos. Podremos acceder a esa información desde cualquier documento guardado en el historial de movimientos.

Tomemos como ejemplo un presupuesto realizado a un cliente y que ya hemos convertido a albarán. En el presupuesto inicial, al abrirlo y acceder a la pestaña «Documentos Vinculados», se nos indicará el número de albarán al cual fue convertido…

Sigamos el rastro de ese albarán…

Al acceder a la pestaña «Documentos Vinculados» de ese albarán, no solo veremos de qué presupuesto proviene sino que también encontraremos un registro en el que se indica el número de la factura al que fue convertido.

De igual forma, en la factura final, se muestra el número del albarán original.

Con ésta novedad de SimplyGest 2020 nos serás más sencillo seguir el ciclo de los documentos que hayamos registrado en nuestro sistema.