En un post anterior ya hemos hablado sobre la Gestión Documental de SimplyGest. En este artículo, nos centraremos en dar respuesta a una consulta habitual de nuestros usuarios y a detallar las novedades que hemos presentado para dar respuesta a la misma.
La pregunta no es otra que..
¿Tiene un límite de capacidad la Gestión Documental de SimplyGest?
La respuesta es SI. En versiones anteriores a la 16.7, la Gestión Documental que se asociaba a cada registro (artículos, clientes, proveedores y documentos de historial) se almacenaba directamente en la base de datos del programa. Eso implica que cuántos más archivos añadamos a la Gestión Documental más ocupará la base de datos y para evitar problemas de rendimiento habíamos añadido un límite máximo de almacenamiento.
Pues bien, con el paso del tiempo hemos visto que muchos usuarios necesitan añadir multitud de documentos y archivos a la gestión documental (contratos firmados, catálogos, imágenes, etc…) y con el fin de evitar que los mismos ocupen un espacio directo en la base de datos del programa hemos desarrollado dos nuevas soluciones:
Poder añadir rutas a carpetas en la Gestión Documental
Esta opción lo que hace simplemente es indicar una ruta o ubicación en nuestro equipo. De esa forma solo se almacena la ruta en la base de datos, por lo que prácticamente no ocupa ningún espacio en SimplyGest.
Podemos tener una carpeta para cada cliente, documento, etc. con todos sus archivos, etc. en nuestro PC, y solo tendríamos que abrir la ruta a esa carpeta para ver todos los archivos de cada cliente, etc.
Además es compatible con las carpetas de OneDrive, Google Drive, DropBox que vemos en el explorador de archivos de Windows, por lo que si tuviéramos todos esos archivos en la nube también los podríamos añadir a la Gestión Documental de SimplyGest.
Añadirlos en la Gestión Documental es tan sencillo como indicar su ruta de instalación o ubicación en el explorador de archivos.
Poder añadir links a archivos o carpetas en la nube
Otra opción es poder obtener el link a un archivo o carpeta de nuestra unidad virtual y añadirla a la gestión documental.
Lo que hace es usar el módulo de sincronización con la nube y obtener el link real al archivo/carpeta, y añadirlo a la gestión documental.
Lo que se guarda en la base de datos es el link, y al abrirlo, se abrirá en el navegador el archivo/carpeta.
De esta forma los usuarios de SimplyGest podrán seguir usando la nube para almacenar los documentos importantes, y la gestión documental solo serviría para guardar los accesos a cada archivo/carpeta, sin ocupar espacio.
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