Cómo registrar correctamente un cambio, devolución o modificación de una factura
En el día a día de nuestros negocios nos encontramos multitud de situaciones en las que por error nuestro (errare humanum est), devolución parcial o completa de un pedido, error en los datos de identificación del receptor, etc, necesitamos modificar una factura ya emitida. Aunque en algunos supuestos esté aceptada la anulación mediante venta en negativo o nota de crédito lo cierto es que la Agencia Tributaria para éstos casos solo recoge la elaboración de Facturas Rectificativas.
¿Qué son y cuándo debemos realizar una factura rectificativa?
Según indica la Agencia Tributaria en su web, “cuando se haya producido un error material en la factura, un error fundado de derecho, una incorrecta determinación de la cuota repercutida o alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible; deberá emitirse una factura rectificativa”.
Estas “facturas rectificativas” pueden ser de dos tipos, que deben estar indicados: “por sustitución” y “por diferencias”.
Factura rectificativa “por sustitución”
Se deberá informar de la rectificación realizada señalando el importe de dicha rectificación. Hay dos formas de hacer una factura rectificativa por sustitución:
1.A: Creando una nueva factura en la que se indiquen los importes correctos (base imponible, cuota y en su caso recargo) y los importes rectificados, respecto de la factura original.
1.B: Creando dos facturas: una nueva factura en la que se indiquen los importes correctos (base imponible, cuota y en su caso recargo) y otra factura en el que se informe de los importes rectificados. Lo veremos mejor con un ejemplo para cada caso:
Ejemplo 1.A: Factura rectificativa por sustitución creando una sola factura:
Tenemos una factura de 1000 euros + 210 euros de IVA. Por un error en la misma, necesitamos hacer una rectificación, siendo el importe correcto 800 euros + 168 de IVA:
- Emitimos una nueva factura de 800 + 168, en una nueva Serie (por ejemplo, serie “R”).
- Indicamos en la misma, en los campos “base rectificada” y “cuota rectificada” los importes de la factura incorrecta.
- Indicamos también a qué factura rectifica.
Ejemplo 1.B: Factura rectificativa por sustitución creando dos facturas:
Mismo caso: tenemos una factura de 1000 Euros + 210 Euros de IVA. Por un error en la misma, necesitamos hacer una rectificación, siendo el importe correcto 800 Euros + 168 de IVA:
- Emitimos primero una factura ordinaria en negativo de -1000 Euros (y -210), es decir, la factura original pero en negativo.
- Emitimos una nueva factura rectificativa de 800 (+168).
- En este caso no se rellenan los datos “base rectificada”, “cuota rectificada”, etc.
Factura rectificativa “por diferencias”
En este caso, se deberá informar directamente del importe de la rectificación en una sola factura rectificativa y no se debe informar de los campos “base rectificada”, “cuota rectificada”, etc. Lo veremos mejor con un ejemplo:
Ejemplo 2: Factura rectificativa por diferencias:
Tenemos una factura de 1000 euros + 210 Euros de IVA. Por un error en la misma, necesitamos hacer una rectificación, siendo el importe correcto 800 euros + 168 de IVA.
La modificación por diferencias supondría emitir una factura con base imponible de -200 euros, es decir, la diferencia respecto a la factura original.
- Emitimos una nueva factura rectificativa de -200 euros (-42 de IVA)
Si la nueva factura fuera de 1200 euros en vez de 800, haríamos la factura rectificativa de +200 (+42).
¿Qué tipo de rectificativa debo realizar: sustitución o diferencias?
No existe ninguna condición que obligue a usar uno otro. Queda completamente a elección del usuario elegir un tipo u otro de rectificativa.
El único requisito es informar correctamente de todos los datos que requiere la Agencia Tributaria para identificar una factura rectificativa: indicar que es una factura rectificativa y a qué factura rectifica, indicar el Tipo de Rectificativa (motivo), utilizar una Serie de Facturación distinta, exclusiva para las rectificativas )por ejemplo, la serie «R»), etc.
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