En éste manual detallamos los distintos parámetros de configuración del módulo de «Traspasos y Modificaciones Avanzadas de Datos».
¿Cómo accedemos al módulo y a su menú de configuración?
En el menú superior de de pantalla «Artículos» encontraremos una sección destinada a «Traspasos». Si pulsamos sobre el botón «Otros Traspasos» veremos como se despliega un menú con varias opciones. La primera, «Módulo de Traspasos» nos permitirá acceder directamente a la consola del módulo.
Una vez dentro, en la pantalla principal del módulo, encontraremos fácilmente el botón de acceso al menú de configuración.
Al igual que en el resto del programa, el menú de configuración está compuesto por varias pestañas, en las cuales se agrupan los parámetros de configuración. En éste caso, nos encontramos con las siguientes pestañas:
* Artículos
* Stocks
* Clientes y Proveedores
* Documentos
* Archivo LOG
* Seguimiento
* Traspaso Rápido
A continuación veremos que opciones nos encontremos en cada una de ellas. Comenzamos por Artículos:
En esa ventana encontraremos opciones básicas como el Tipo de Traspaso a realizar, es decir, si solo deseamos «copiar» el artículo que tenemos en origen y pasarlo a destino o «mover» el producto (en éste caso el producto es eliminado de la base de datos de origen y se traspasa a la de destino.
También encontraremos varias opciones que nos ayudarán a decidir qué hacer si el artículo a traspasar ya existe en la base de datos o tienda de destino. Podremos elegir entre varias posibilidades:
* Conservar el antiguo (no sobreescribir): No se realizará ninguna modificación en la base de datos de destino.
* Actualizar/Sustituir por el nuevo (sobreescribir): Si en destino existe un producto con el mismo código, lo que sucederá es que se actualizará con los datos del producto que estamos traspasando. Ya sea stock, nombre, precios, etc…
* Preguntarme qué hacer con cada artículo: Como indica su descripción, se nos mostrará una ventana en la cual podremos elegir si deseamos conservar el antiguo o actualizar el registro.
Además, en la pestaña Artículos encontraremos las siguientes opciones:
Entre ellas podríamos destacar las tres últimas. Ya que si los productos tienen asignadas Familias, Subfamilias, Marcas, Tarifas de precios o Componentes (kits/modelos/nº de serie), estos registros no se traspasarán si no tenemos seleccionadas éstas opciones.
Pasamos ahora a la pestaña Stocks…
Encontraremos dos secciones. Una en la que se hace referencia al stock de los productos que deseamos traspasar…
y otra sección con las opciones de stock al traspasar documentos. Muchos usuarios desconocen que desde el módulo de Traspasos también pueden traspasarse a otra tienda o base de datos documentos del historial: albaranes, compras, ventas, etc…
Evidentemente todas las opciones son válidas pero a continuación haremos hincapié en algunas de ellas:
En Stock al traspasar Artículos tendremos que tener especial atención con la opción «Sumar Stock en Destino y Restarlo en Origen». Debe estar marcada obligatoriamente para que al realizar el traspaso no solo se sume el stock indicado en destino sino que en la misma cantidad, también se reste el stock en origen.
En Stock al traspasar Documentos tendremos que tener en cuenta que si deseamos que se actualice el stock, debe estar marcada la casilla «Actualizar stock en destino y crear los artículos nuevos durante el traspaso de documentos» y además debe estar seleccionado el tipo de documento que nos interese. Es decir, Ventas, Tíckets, Albaranes, Presupuestos, Compras, Pedidos.
Además, encontraremos varias opciones que nos permitirán elegir qué hacer con el stock de los artículos incluidos en los documentos a traspasar, dependiendo de si los artículos existen o no en destino.
En esta sección podremos encontrar diferencias si usamos la versión SimplyGest Tallas y Colores o SimplyGest Premium. Las diferencias se encuentran básicamente en opciones que hacen referencia al traspaso de las tallas y colores, en el caso de SimplyGest Tallas y Colores…
o hacen referencia a los distintos almacenes existentes en la base de datos, como es el caso de SimplyGest Premium.
Clientes y Proveedores. Como habíamos comentado anteriormente, el módulo de «Traspasos y Modificaciones Avanzadas de datos»; no solo permite traspasar productos sino también otros registros como los movimientos de historial o los clientes y proveedores. De esa forma, podríamos traspasar, por ejemplo, los proveedores creados ya en una tienda a otra tienda adicional.
En esta ventana encontraremos unas opciones similares a las de la pestaña Artículos. Por un lado opciones sobre el tipo de traspaso (copiar o mover) y por otro lado qué deseamos hacer con los registros si ya existen en destino.
Documentos. Anteriormente habíamos hablado de las opciones de actualización de stocks cuando traspasamos documentos. Aquí encontraremos las opciones generales que encontramos en Artículos y en Clientes y Proveedores. Es decir, tipo de traspaso (copiar o mover) y qué hacer si el registro a traspasar ya existe en destino. Por ejemplo, imaginemos que deseamos traspasar un albarán con el número 50 pero en la base de datos de destino ya existe un albarán con ese número.
En la ventana Archivo LOG encontraremos un archivo en el que quedan registrados los movimientos o traspasos efectuados. Las opciones que encontremos en éste apartado son pocas:
Guardar LOG o Desactivar LOG. Podremos elegir entre guardar una versión sencilla del archivo o una versión más detallada. La diferencia se encuentra en que en el log detallado se muestran los productos y cantidades traspasadas.
A continuación encontraremos un ejemplo de LOG sencillo…
… y otro ejemplo de LOG detallado…
* Mostrar LOG al finalizar el Traspaso. Como su nombre indica permite mostrar el archivo log, de forma automática, tras finalizar el proceso de traspasos. Podremos elegir entre dos estilos de visualización. Tipo Listado, es el que hemos mostrado en los anteriores ejemplos, y Tipo Factura, donde también se mostrará el nombre del producto.
* Imprimir: Podremos imprimir el archivo, tanto si visualizamos el Archivo LOG desde el menú de configuración como si lo hacemos al finalizar el proceso de traspaso.
Seguimiento. Es una forma más de controlar todos los traspasos que hemos realizado. Si activamos ésta opción, se guardará un registro de los traspasos realizados donde podremos consultar o imprimir históricos de traspasos en cualquier momento. Al consultarlo, los datos se nos mostrarán de la siguiente manera.
Podremos filtrar la tabla por tipo de traspaso (artículos, clientes, movimientos de historial, etc.) y por fecha o exportar los resultados.
Y por último nos encontramos la sección «Traspaso Rápido». SimplyGest incluye una opción que permite realizar traspasos desde la misma ventana de Artículos, sin necesidad de acceder al módulo. La modalidad de Traspaso Rápido usa la configuración que hayamos elegido en el módulo y únicamente tendríamos que indicar, en éste apartado de configuración, el destino al cual deseamos realizar el traspaso.
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