Cómo crear formularios PDF rellenables con SimplyGest

Conocidos como AcroForms o Acrobat Forms, se trata de documentos PDF con casillas editables por el usuario final, que permiten recopilar datos para después ser enviados a la impresora.

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Esta opción permite diseñar un modelo de formulario con el Diseñador de Informes de SimplyGest, que al ser exportado a PDF, generará un documento PDF “rellenable” por la persona que lo reciba.

SimplyGest incluye una plantilla de informe denominado “Prueba Formulario PDF.rtm” en la carpeta “…/Informes/Otros” que nos servirá para entender el funcionamiento de este tipo de plantillas.

Si visualizamos la vista previa del informe podremos observar cómo se encuentran “programados” los campos donde el destinatario podrá rellenar el documento con sus datos, seleccionar una opción o marcar una casilla, por nombrar algunas de las posibilidades.

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Sin embargo, podremos comprobar como tras exportar el documento a pdf, los campos a rellenar se convierten en casillas editables:

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El destinatario del documento podrá rellenar el formulario directamente seleccionando el campo y escribiendo el texto que desee. Como se puede ver en el siguiente ejemplo. Donde hemos rellenado algunos de los campos de contacto que se incluyen en el documento y escrito un comentario.

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Pero como ya hemos podido comprobar, este tipo de documentos nos permite incluir no solo campos de texto rellenables, sino checkbox para que el destinatario del documento pueda rellenar una casilla, seleccionar una opción desde una lista o un desplegable, añadir una nota aclaratoria que se muestre al abrir el pdf o incluso podremos añadir botones con funciones que muestren un mensaje o enlacen con una determinada web.

A continuación, a modo de ejemplo, vamos a mostrar como crear un nuevo formulario editable sencillo. Para ello pulsaremos el botón “Crear diseño nuevo” que encontraremos a la derecha de la ventana del menú “Diseñar Informes”.

Una vez que nos encontremos dentro del nuevo informe, añadiremos dos etiquetas de texto al informe. Podremos hacerlo pulsando el icono “A” que encontraremos en la parte superior izquierda de la pantalla. Una vez que hemos pulsado sobre ese icono haremos clic sobre el informe. Veremos que aparece un campo llamado “Label”.

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Las etiquetas de texto nos permiten incluir un texto fijo o programarlas para que realicen una acción concreta. Por ejemplo, en la primera de ellas hemos introducido el texto “Nombre de cliente:”:

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En la segunda etiqueta de texto, correspondiente a Label2, incluiremos el texto <%NOMBRE%>. Esto le “dirá” al informe que se trata de un campo editable cuando se exporte a PDF. También podremos editar las propiedades del Label2 para que por ejemplo se muestre un color de fondo cuando ese campo esté seleccionado. Para que podamos visualizar el color debemos asegurarnos que  en las propiedades del Label2  la opción “Transparent” se encuentra  desactivada.

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A continuación vamos a añadir otra etiqueta (Label4) e introduciremos el texto “¿Desea recibir más información sobre pdf editables?”. Junto a ésta, vamos a añadir una casilla para que el usuario la marque si desea recibir más información.  Para ello añadiremos una nueva etiqueta y escribiremos <%[]%>. O bien <%[X]%>, si deseamos que la casilla se muestre marcada por defecto.

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Ahora, vamos a añadir una nota de aviso que se mostrará al abrir el documento pdf. Para ello añadimos una nueva etiqueta (Label5) y escribimos en ella el siguiente texto “<%NOTAS:Esto es una anotación que puede editarse para que se muestre en pantalla al abrir el PDF.%>”.

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Para finalizar este ejemplo vamos a añadir una etiqueta de texto con una pregunta e incluiremos un menú desplegable con varias opciones. En esta ocasión, usaremos un campo MEMO en vez de un Label y haremos clic sobre el informe donde queramos que aparezca. Una vez que visualizamos el recuadro del campo MEMO, lo marcaremos, pulsaremos el botón derecho del ratón y seleccionaremos la opción “Líneas”. Tras hacerlo, se abrirá un recuadro donde tendremos que escribir la variable <%COMBOBOX%> seguida (en líneas distintas) de cada una de las opciones a elegir.

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De igual forma lo haríamos si en vez de un desplegable con varias opciones deseamos usar una lista. En ese caso se usaría la variable <%LISTBOX%>.

Por último, simplemente faltaría exportarlo a pdf, acción que podremos hacer desde cualquiera de las ventanas de impresión del programa. A continuación veremos el resultado del sencillo formulario que hemos realizado. Evidentemente podremos elaborarlo mucho más extenso y complejo.

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Como podrá ver son muchas e interesantes las posibilidades que nos puede brindar ese tipo de formularios.