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Acceder a la base de datos de SimplyGest mediante ODBC

Antes de nada… Si no sabes lo que es ODBC (aunque te lo explicamos más adelante), quizás es mejor que no sigas leyendo. Este post es para usuarios con ciertos conocimientos de acceso a bases de datos, y el uso de ODBC para acceder (y manipular) los mismos es algo delicado que únicamente debería ser realizado por personal experimentado.

Bien, ahora que ya te hemos metido el miedo en el cuerpo, vamos al grano…

¿Qué es ODBC y para qué sirve?

Open DataBase Connectivity (ODBC) es un estándar de acceso a bases de datosque existe desde 1992. Su finalidad es hacer posible el acceder a cualquier dato desde cualquier aplicación, sin importar qué sistema de gestión de bases de datos (DBMS) almacene los datos.

Es decir, es una especie de “puente” entre cualquier base de datos y cualquier aplicación, para que ésta última pueda acceder a los datos de la primera.

El objetivo más habitual es el de permitir que otras aplicaciones de terceros puedan ver o incluso editar datos en la base de datos de otra aplicación, ya sea para sinscronización con otras utilidades, añadir datos de forma automatizada, etc.

Cómo crear un ODBC para SimplyGest (ejemplo con Excel)

Crear un ODBC para la base de datos de SimplyGest permitirá que la base de datos pueda ser accesible desde otras aplicaciones o servicios compatibles con ODBC. En este ejemplo, usaremos Microsoft Excel.

1) En primer lugar, debemos crear el ODBC de SimplyGest.

Para ello, ejecutamos la utilidad externa “sgodbcinst.exe” que se encuentra en la carpeta de instalación de SimplyGest. Es una pequeña ventana que simplemente nos permitirá instalar o desinstalar el Driver ODBC y poco más.

2) Ahora nos vamos al otro programa (en este caso Excel) y configuramos el acceso ODBC

En Excel, nos vamos a Datos -> Desde otras fuentes -> Desde ODBC. Esto permitirá, entre otras cosas, ver los datos de SimplyGest directamente en Excel.

…y elegimos en el desplegable el Driver ODBC que queramos “importar”. Como vemos, aparece el que hemos creado anteriormente: SimplyGest ODBC:

Al pulsar Aceptar, podremos ver todos los datos de nuestra base de datos (artículos, clientes, historiales, etc.).

No debería ser necesario recalcar, una vez más, que modificar o manipular los datos puede ocasionar que SimplyGest deje de funcionar correctamente. Por favor, tenga cuidado con lo que necesite hacer mediante ODBC.

La mayoría de aplicaciones compatibles con ODBC permiten sincronizar los datos, refrescarlos en tiempo real, o simplemente importarlos para ser tratados o exportados de forma independiente. Otras utilidades podrían ser incluso la posibilidad de crear un servidor web mostrando los datos de SimplyGest en tiempo real (por ejemplo, un catálogo online), o incluso crear aplicaciones de terceros que sincronicen los datos con otros programas (contabilidad, copias de seguridad de la base de datos, consultas SQL propias, etc.

Importante: La opción para crear el Driver ODBC de SimplyGest solo está disponible en SimplyGest 2020 (versión 15.0 o superior).

Utilice su Móvil/Tablet para hacer Inventario

Gracias a nuestra app para iOS y Android, puedes utilizar tu Móvil o Tablet como lector de códigos de barras portátil.

La app incluye tres modos de funcionamiento distintos, así como algunas opciones para configurar el proceso de captura de los códigos de barras.

Modo Simple:

Este método permitirá ir leyendo los códigos y añadiéndolos a una lista, que más tarde podremos exportar y enviar por e-Mail para importarla en SimplyGest (con la utilidad Inventario desde Archivo).

Modo Remoto:

Este otro método irá leyendo los códigos y los enviará en tiempo real al Servidor, que previamente habremos preparado para recibir los códigos de barras (utilidad Lector de Códigos de Barras Móvil). Es necesario disponer del Módulo Cliente/Servidor en el PC que haga de Servidor.

Podremos configurar si emitir un sonido (beep) al escanear un código, activar la vibración del dispositivo, activar el flash de la cámara (si lo hubiera), introducir el código manualmente, o indicar la cantidad de cada artículo manualmente.

Modo “Importar desde SimplyGest”

Con este método podrá conectarse a su servidor de SimplyGest e importar todos los artículos (o los de una determinada Familia o Ubicación concreta) para consultar su stock y modificarlo/actualizarlo manualmente desde su dispositivo móvil en tiempo real. Puede buscar artículos concretos introduciendo o leyendo su código de barras desde el móvil.

También podemos elegir si añadir los códigos de forma continua al listado/archivo (modo continuo o multilínea) o agruparlos por producto y sumar la cantidad si ya existen en el mismo.

New KITS on the Block

La Gestión de “kits”, o artículos compuestos, números de serie, Lotes, modelos, etc. ha sido mejorada considerablemente en las últimas versiones de SimplyGest:

Aunque SimplyGest ya incluía la posibilidad de crear diferentes tipos de kit (Paquetes, Packs indivisibles, artículos compuestos, modelos y nº de serie, etc.), hemos mejorado la creación y configuración de los mismos con nuevas opciones de personalización

Gracias a esto, el funcionamiento de cada tipo de Kit no vendrá predefinido, sino que el usuario puede decidir cómo se comportará cada Kit.

Podemos, por ejemplo, decidir qué stock actualizar (el del Kit, el de cada sub-artículo o el stock interno de cada componente), qué precio tendrá el Kit (precio fijo o segú la suma de sus componentes), si añadir los componentes al documento o solo el Kit, etc.

Gracias a esta nueva gestión, podemos personalizar cada Kit a nuestro gusto y entender en todo momento el comportamiento de cada uno con solo ver la configuración del mismo.

Además, es posible consultar el seguimiento (histórico) del Kit, pudiendo mostrar las Ventas y Compras del mismo desde la misma ventana:

Control Horario desde el móvil o PC con “SimplyGest Control Horario”

El pasado 8 de marzo de 2019, el Consejo de Ministros aprobaba la obligación para las empresas de llevar un registro horario de sus empleados. SimplyGest ha querido facilitar a sus clientes la realización de este control horario de la forma más sencilla posible.

En el caso de empleados a tiempo parcial, la empresa debía contabilizar las horas (ordinarias y extraordinarias) por mes, y entregar el listado resumen al trabajador.

Con la entrada en vigor del decreto ley, esta obligación será también aplicable a los empleados a tiempo completo, por lo que tanto los empleados a tiempo parcial, como los empleados a tiempo completo, estarán sujetos a llevar este registro. 

¿Cómo hay que llevar este registro?

El nuevo decreto-ley obliga a las empresas a hacer un registro diario del horario de sus trabajadores, en el que deben constar el inicio y la finalización de la jornada laboral. Además, estos registros deberán conservarse durante 4 años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, sindicatos, inspecciones de trabajo, etc. que puedan requerir los datos.

Por lo tanto, registrar esta información podría hacerse incluso a mano, en papel, con un archivo Excel, etc. o bien utilizando software específico, dispositivos de control de accesos, personal dedicado, etc.

¿Qué solución que ofrece SimplyGest para el Control de Horario de los empleados?

No ha habido mucho margen de maniobra para poder desarrollar un completo sistema de control de horarios como nos hubiera gustado, ya que el proyecto estaba pensado para ser implementado en SimplyGest 2020. No obstante, podemos adelantar que hemos desarrollado una solución que permitirá llevar este registro de la forma más sencilla posible, haciendo uso de las nuevas tecnologías y aprovechando las posibilidades de nuestro software.

Se trata de una app para iOS o Android desde la que los empleados, con su propio móvil, podrán fichar y registrar la entrada, salida e incluso los descansos realizados durante la jornada laboral. Esta información se almacena en SimplyGest, y podrá ser consultada por un Administrador, así como obtener listados completos, con estadísticas, tiempos dedicados a cada evento y mucho más.

Obviamente cada empleado podrá consultar su propio registro de horas desde su dispositivo móvil o desde SimplyGest, así como obtener un listado en PDF desde el móvil.

El funcionamiento de la app no puede ser más sencillo: una simple ventana donde el empleado fichará las entradas y salidas, así como los posibles descansos, etc. La app podrá incluso cerrarse, y cuando necesitemos registrar la salida, o cualquier otro evento, al volver a abrirla podremos ver el tiempo transcurrido y el estado actual en el que estemos (Último registro realizado): trabajando, descansando…

El registro es compatible con empleados que realizan varios turnos en un mismo día (horario partido), y están previstas muchas más mejoras y novedades que se irán incorporando poco a poco.

Pantalla principal de la aplicación
Listado de los últimos eventos realizados por el usuario
Muestra de PDF con el registro de horas del usuario obtenido desde el móvil

La app está disponible para iOS y Android, y para funcionar necesita el Módulo Cliente/Servidor de SimplyGest, ya que es el encargado de suministrar y recoger los datos al/desde el móvil en tiempo real.

SimplyGest 2020: más de 250 novedades y mejoras, y contando…

El pasado mes de marzo enviamos a algunos de nuestros distribuidores un pequeño adelanto (pdf) con algunas de las las novedades más importantes que se incluirán en SimplyGest 2020. Muchos de ellos aplaudieron los cambios, y es que no es para menos, ya que las mejoras previstas y ya implementadas en las primeras versiones Beta son realmente impactantes.

Ahora, casi 6 meses después ha sido puesta a disposición de los técnicos y comerciales la que presumiblemente será la última versión Beta, para realizar las últimas pruebas previas al lanzamiento.

Pese a que aún no podemos anunciar novedades de forma detallada, sí podemos adelantar que el objetivo de la nueva versión es simplificar más (si cabe) las opciones más habituales del día a día, adaptándolas a las necesidades de hoy, es decir, mayor comodidad a la hora de consultar datos entre tiendas, mejorar y automatizar el proceso de instalación y configuración, poder comparar datos con ejercicios anteriores o con otras tiendas de forma rápida, nuevas funciones en forma de asistente paso a paso, mejoras muy importantes relacionadas con la configuración en red para evitar problemas cuando cambia la IP de alguna tienda, distinción entre empresas y años/ejercicios, el regreso de la Vista Rápida…

Pero esto son en realidad novedades ya anunciadas en Marzo. Desde entonces se han implementado más de 200 novedades y mejoras más, que iremos publicando progresivamente dentro de unas semanas. Estamos preparando un nuevo documento detallado similar al de Marzo, para poder ver y entender mejor estas novedades.

Cabe destacar que la mayoría de las mejoras y novedades implementadas son fruto de las sugerencias de nuestros clientes y distribuidores, como viene siendo costumbre en nuestra empresa desde sus inicios.

Si quieres enterarte antes que nadie de las próximas novedades en SimplyGest 2020, mantente atento a nuestros blogs y redes sociales.

Fin de la compatibilidad con Windows XP, 2000 y 2003 Server

Se acabó lo que se daba. SimplyGest 2020 ya no será compatible con Windows XP y otras versiones de Windows obsoletas para las que ya no se ofrece soporte oficial.

Fue bonito mientras duró…

Lo fue, de eso no hay duda. La primera versión de SimplyGest se publicó en 2002, y era compatible con Windows 95, 98, XP, Me, NT y 2000. Esa compatibilidad duró muchos años, e incluso SimplyGest 2017 sigue siendo compatible con Windows XP, a excepción de algunas características.

¿Por qué?

Si necesitas una respuesta más técnica, el motivo exacto es que SimplyGest 2020 está adaptado para trabajar con los protocolos de conexión y comunicación más modernos y seguros, que no existen en versiones muy antiguas de Windows. Ese es el motivo por el que algunas opciones de SimplyGest 2017 tampoco funcionaban en Windows XP (como por ejemplo, la publicación de posts en redes sociales desde SimplyGest, descarga de archivos externos, aplicación de control remoto para prestar asistencia técnica, etc.).

En SimplyGest 2020 se utiliza un nuevo sistema de registro-desbloqueo de licencias, automático e inmediato, que requiere una conexión segura al servidor. Esta conexión no es posible realizarla en Windows XP ni en otros sistemas operativos obsoletos.

El número de empresas que utilizan estos sistemas operativos es casi nulo, por lo que aprovechando el lanzamiento de la nueva versión, hemos decidido no desarrollar métodos alternativos que garanticen la compatibilidad con estas versiones antiguas.

¿Qué otras versiones de Windows se verán afectadas?

En principio, por el momento hemos realizado pruebas en Windows XP, 2000, 2003 y Me, pero es probable que otras versiones como Windows Vista y Windows 7 también sean incompatibles en breve.

¿Qué puedo hacer?

Actualizar a una versión reciente de Windows. Es algo que ya debió hacer hace tiempo, puesto que el fin de soporte oficial para XP y otras versiones terminó en 2014. Ni siquiera la mayoría de navegadores, antivirus, etc. son ya compatibles con XP, lo cual es mucho más preocupante.

Etiquetas NFC, tarjetas de acceso, reconocimiento facial y otros métodos para iniciar sesión en SimplyGest o fichar el Control Horario

Hace poco comentábamos la intención de integrar el reconocimiento facial, y otros métodos de control de acceso en SimplyGest. A raíz de la nueva obligación de realizar un Control Horario, nos hemos puesto a trabajar para conseguir automatizar lo máximo posible este proceso.

Aprovechando que estamos trabajando en SimplyGest 2020, hemos querido dar un paso más, y nuestra intención es que el reconocimiento facial, y otras formas de control de acceso, puedan utilizarse no solo para el control horario, sino para iniciar sesión en SimplyGest, cambiar de usuario, etc.

Compatibilidad con Tarjetas Chip (smartcards)

El inicio de sesión y el cambio de usuario ya era compatible con el uso de tarjetas desde hace tiempo. Cualquier lector de tajetas compatible con estas smartcards le permitirá crear “Tarjetas de Usuario” para sus empleados, de forma que podrán utilizarlas para iniciar sesión en el programa o cambiar de usuario sin tener que seleccionar el usuario ni escribir la contraseña.

Estos lectores de smartcards suelen tener un reducido precio (20-30 Euros), a lo que habría que sumarle el precio de las tarjetas (SLE 4442, etc.), que puede oscilar entre 0,9 y 1,1 Euros por tarjeta, dependiendo de la cantidad y de si queremos personalizarlas a nuestro gusto.

Compatibilidad con Tarjetas de proximidad o Contactless

Otra opción, quizás más rápida y cómoda que la anterior, es con tarjetas de proximidad. Estas tarjetas requieren un lector compatible NFC, cuyo precio es similar al anterior, así como tarjetas de proximidad (Mifare 1K, 4K…), que también pueden personalizarse.

La princpal ventaja de estas tarjetas es que simplemente con acercar la tarjeta al lector (o dejarla encima) durante unos segundos, será suficiente. Es exactamente la misma tecnología que utilizan las tarjetas de crédito/débito hoy en día.

Compatibilidad con Etiquetas NFC

Esta opción es probablemente la más cómoda para los empleados. Las etiquetas NFC (o nfc tags) son pequeñas tarjetas en forma de “chapa” o incluso pegatinas. Se suelen (o solían) utilizar mucho para crear tareas para nuestros smartphones, pero tienen muchos otros usos.

Su funcionamiento es sencillo: cada etiqueta nfc tiene un número de serie único

Compatibilidad con el DNIe

Esta opción es la menos conocida y utilizada, aunque no por ello deja de ser posible. Si disponemos de un lector de smartcards, podremos usar nuestro propio DNIe para cambiar de usuario o entrar en la empresa, sin necesidad de escribir la contraseña.

No obstante, a nadie le gusta tener el dni fuera de la cartera/bolso, así que esta opción no suele utilizarse a menudo.

Compatibilidad con Reconocimiento Facial

Hoy en día estamos acostumbrados a usar el reconocimiento facial incluso para desbloquear nuestro móvil. Es una tecnología que se utiliza en miles de proyectos y escenarios, algunos de ellos algo polémicos, pero que sin duda facilitan la realización de muchas tareas.

El Módulo de Control Horario de SimplyGest fue el primer candidato que consideramos para integrar esta tecnología, que posteriormente ha sido añadida también al programa para poder iniciar sesión y cambiar de usuario. Su funcionamiento es sencillo, y no necesita de cámaras especiales o de aparatos específicos. Una simple webcam o una cámara IP conectada al PC es suficiente. Obviamente, la calidad de la webcam y de la imagen ayudará a que el reconocimiento sea más o menos fiable.

El reconocimiento facial funciona de la siguiente manera: cada empleado deberá registrar de 5 a 10 fotos (capturas) de su rostro (el propio módulo permite hacer el registro de las fotos). Cuantas más fotos registremos, mejor funcionará el reconocimiento facial, ya que éste se basa en la comparación de nuestra cara en directo con las que tengamos almacenadas.

El reconocimiento facial es bastante rápido en circunstancias normales (buena luz, buena calidad de imagen…), llegando a tardar apenas 1 o 2 segundos. Podremos configurar el reconocimiento facial para que dé por buena una cara solo cuando la fiabilidad sea del 60%, 70%, 80%, etc. En nuestras pruebas, con solo una cara guardada para cada empleado, conseguimos una fiabilidad del 63% en la detección de caras y ningún error. A medida que añadimos más caras para cada empleado, la fiabilidad aumenta hasta un 87%.

La tecnología que utiliza SimplyGest para el reconocimiento facial se basa en OpenCV (opencv.org), que es utilizada desde 1999 para reconocimiento de caras, objetos, realidad aumentada, conteo de personas, vehículos autónomos, sistemas de vigilancia y seguimiento, etc. y por empresas como Google, Yahoo, Microsoft, Intel, IBM, Sony, Honda, Toyota…

Compatibilidad con Reconocimiento de Huella Dactilar

Por último, podemos adelantar que estamos trabajando también en la integración del reconocimiento de huellas dactilares. El reconocimiento de huella dactilar suele ser bastante rápido (hasta 0.1 segundos), y solo necesitaríamos un lector de huella dactilar (los hay de todo tipo, como vemos en las siguientes imágenes) y nuestro(s) dedo(s).

Otra de las ventanas es que muchos de estos lectores de huella no requieren drivers y son detectados por Windows 10 de forma automática, sin requerir instalación ni configuración adicional.

De forma similar al reconocimiento facial, SimplyGest podrá registrar la(s) huella(s) de los empleados, con lo que éstos podrán iniciar sesión, cambiar de usuario, fichar las entradas/salidas, etc. simplemente colocando su dedo en el sensor. Esta tecnología la vemos a diario en muchos smartphones.

¿Qué tecnología es mejor?

No podemos recomendar un método en concreto. SimplyGest permitirá activarlos todos a la vez, y que cada empleado utilice el que mejor resultado le dé. No podemos garantizar, por ejemplo, que el reconocimiento facial sea 100% fiable (nadie puede), o que el chip de las smartcards dure siempre. Por eso SimplyGest siempre seguirá permitiendo iniciar sesión también mediante contraseña en caso de que estos métodos fallen.

Nosotros seguiremos innovando y mejorando en todo lo que esté de nuestra mano.