SimplyGest 2019: más de 250 novedades y mejoras, y contando…

El pasado mes de marzo enviamos a algunos de nuestros distribuidores un pequeño adelanto (pdf) con algunas de las las novedades más importantes que se incluirán en SimplyGest 2019-2020. Muchos de ellos aplaudieron los cambios, y es que no es para menos, ya que las mejoras previstas y ya implementadas en las primeras versiones Beta son realmente impactantes.

Ahora, casi 3 meses después, estamos finalizando los detalles de la Beta 3, que será puesta a disposición de los técnicos y comerciales para iniciar el proceso de detección de bugs, sugerencias de mejora, etc.

Pese a que aún no podemos anunciar novedades de forma detallada, sí podemos adelantar que el objetivo de la nueva versión es simplificar más (si cabe) las opciones más habituales del día a día, adaptándolas a las necesidades de hoy, es decir, mayor comodidad a la hora de consultar datos entre tiendas, mejorar y automatizar el proceso de instalación y configuración, poder comparar datos con ejercicios anteriores o con otras tiendas de forma rápida, nuevas funciones en forma de asistente paso a paso, mejoras muy importantes relacionadas con la configuración en red para evitar problemas cuando cambia la IP de alguna tienda, distinción entre empresas y años/ejercicios, el regreso de la Vista Rápida…

Pero esto son en realidad las novedades ya anunciadas en Marzo. Desde entonces se han implementado casi 200 novedades y mejoras más, que iremos publicando progresivamente dentro de unas semanas. Estamos preparando un nuevo documento detallado similar al de Marzo, para poder ver y entender mejor estas novedades.

Cabe destacar que la mayoría de las mejoras y novedades implementadas son fruto de las sugerencias de nuestros clientes y distribuidores, como viene siendo costumbre en nuestra empresa desde sus inicios.

Si quieres enterarte antes que nadie de las próximas novedades en SimplyGest 2019-2020, mantente atento a nuestros blogs y redes sociales.

En desarrollo: Compatibilidad con Reconocimiento facial, huella dactilar, tarjetas contactless, smartcards o dnie

Hace poco comentábamos la intención de integrar el reconocimiento facial, y otros métodos de control de acceso en SimplyGest. A raíz de la nueva obligación de realizar un Control Horario, nos hemos puesto a trabajar para conseguir automatizar lo máximo posible este proceso.

Aprovechando que estamos trabajando en SimplyGest 2019-2020, hemos querido dar un paso más, y nuestra intención es que el reconocimiento facial, y otras formas de control de acceso, puedan utilizarse no solo para el control horario, sino para iniciar sesión en SimplyGest, cambiar de usuario, etc.

Compatibilidad con Tarjetas Chip (smartcards)

El inicio de sesión y el cambio de usuario ya era compatible con el uso de tarjetas desde hace tiempo. Cualquier lector de tajetas compatible con estas smartcards le permitirá crear “Tarjetas de Usuario” para sus empleados, de forma que podrán utilizarlas para iniciar sesión en el programa o cambiar de usuario sin tener que seleccionar el usuario ni escribir la contraseña.

Estos lectores de smartcards suelen tener un reducido precio (20-30 Euros), a lo que habría que sumarle el precio de las tarjetas (SLE 4442, etc.), que puede oscilar entre 0,9 y 1,1 Euros por tarjeta, dependiendo de la cantidad y de si queremos personalizarlas a nuestro gusto.

Compatibilidad con Tarjetas de proximidad o Contactless

Otra opción, quizás más rápida y cómoda que la anterior, es con tarjetas de proximidad. Estas tarjetas requieren un lector compatible NFC, cuyo precio es similar al anterior, así como tarjetas de proximidad (Mifare 1K, 4K…), que también pueden personalizarse.

La princpal ventaja de estas tarjetas es que simplemente con acercar la tarjeta al lector (o dejarla encima) durante unos segundos, será suficiente. Es exactamente la misma tecnología que utilizan las tarjetas de crédito/débito hoy en día.

 

Compatibilidad con Etiquetas NFC

Esta opción es probablemente la más cómoda para los empleados. Las etiquetas NFC (o nfc tags) son pequeñas tarjetas en forma de “chapa”, pulsera, llavero o incluso pegatinas que podremos pegar en cualquier sitio (cartera, móvil…). Se suelen (o solían) utilizar mucho para crear tareas para nuestros smartphones, pero tienen muchos otros usos.

Su funcionamiento es sencillo: cada etiqueta nfc tiene un número de serie único que sirve para identificarlas. Cada usuario tendrá su propia etiqueta, y SimplyGest sabrá qué etiqueta corresponde a cada empleado, con lo que el usuario solo tendrá que acercar la suya al lector para ser identificado.

Compatibilidad con el DNIe

Esta opción es la menos conocida y utilizada, aunque no por ello deja de ser posible. Si disponemos de un lector de smartcards, podremos usar nuestro propio DNIe para cambiar de usuario o entrar en la empresa, sin necesidad de escribir la contraseña.

No obstante, a nadie le gusta tener el dni fuera de la cartera/bolso, así que esta opción no suele utilizarse a menudo.

Compatibilidad con Reconocimiento Facial

Hoy en día estamos acostumbrados a usar el reconocimiento facial incluso para desbloquear nuestro móvil. Es una tecnología que se utiliza en miles de proyectos y escenarios, algunos de ellos algo polémicos, pero que sin duda facilitan la realización de muchas tareas.

El Módulo de Control Horario de SimplyGest fue el primer candidato que consideramos para integrar esta tecnología, que posteriormente ha sido añadida también al programa para poder iniciar sesión y cambiar de usuario. Su funcionamiento es sencillo, y no necesita de cámaras especiales o de aparatos específicos. Una simple webcam o una cámara IP conectada al PC es suficiente. Obviamente, la calidad de la webcam y de la imagen ayudará a que el reconocimiento sea más o menos fiable.

El reconocimiento facial funciona de la siguiente manera: cada empleado deberá registrar de 5 a 10 fotos (capturas) de su rostro (el propio módulo permite hacer el registro de las fotos). Cuantas más fotos registremos, mejor funcionará el reconocimiento facial, ya que éste se basa en la comparación de nuestra cara en directo con las que tengamos almacenadas.

El reconocimiento facial es bastante rápido en circunstancias normales (buena luz, buena calidad de imagen…), llegando a tardar apenas 1 o 2 segundos. Podremos configurar el reconocimiento facial para que dé por buena una cara solo cuando la fiabilidad sea del 60%, 70%, 80%, etc. En nuestras pruebas, con solo una cara guardada para cada empleado, conseguimos una fiabilidad del 63% en la detección de caras y ningún error. A medida que añadimos más caras para cada empleado, la fiabilidad aumenta hasta un 87%.

La tecnología que utiliza SimplyGest para el reconocimiento facial se basa en OpenCV (opencv.org), que es utilizada desde 1999 para reconocimiento de caras, objetos, realidad aumentada, conteo de personas, vehículos autónomos, sistemas de vigilancia y seguimiento, etc. y por empresas como Google, Yahoo, Microsoft, Intel, IBM, Sony, Honda, Toyota…

Compatibilidad con Reconocimiento de Huella Dactilar

Por último, podemos adelantar que estamos trabajando también en la integración del reconocimiento de huellas dactilares. El reconocimiento de huella dactilar suele ser bastante rápido (hasta 0.1 segundos), y solo necesitaríamos un lector de huella dactilar (los hay de todo tipo, como vemos en las siguientes imágenes) y nuestro(s) dedo(s).

 

 

 

 

Otra de las ventanas es que muchos de estos lectores de huella no requieren drivers y son detectados por Windows 10 de forma automática, sin requerir instalación ni configuración adicional.

De forma similar al reconocimiento facial, SimplyGest podrá registrar la(s) huella(s) de los empleados, con lo que éstos podrán iniciar sesión, cambiar de usuario, fichar las entradas/salidas, etc. simplemente colocando su dedo en el sensor. Esta tecnología la vemos a diario en muchos smartphones.

¿Qué tecnología es mejor?

No podemos recomendar un método en concreto. SimplyGest permitirá activarlos todos a la vez, y que cada empleado utilice el que mejor resultado le dé. No podemos garantizar, por ejemplo, que el reconocimiento facial sea 100% fiable (nadie puede), o que el chip de las smartcards dure siempre. Por eso SimplyGest siempre seguirá permitiendo iniciar sesión también mediante contraseña en caso de que estos métodos fallen.

Nosotros seguiremos innovando y mejorando en todo lo que esté de nuestra mano.

 

Control de Horario desde SimplyGest con ‘SimplyGest Control Horario’

Hace unos días hablábamos sobre la nueva app para llevar el Control Horario de los empleados de la empresa desde el móvil. En esta ocasión, detallaremos su funcionamiento y además mostraremos cómo se gestiona el control horario desde el PC, gracias al nuevo Módulo Adicional para Control Horario de SimplyGest.

Como habíamos comentado, el Control Horario de SimplyGest requerirá el uso de un Módulo Adicional y, opcionalmente, de una app para iOS/Android que facilitará “fichar” a los empleados desde su propio móvil.

El nuevo Módulo para Control Horario consta de 3 ventanas: “Configuración”, “Administración” y “Fichar”. En este post las veremos una a una.

Ventana para “Fichar” las entradas, salidas y/o descansos

Similar a la pantalla de la app, esta ventana nos permitirá “fichar” o registrar nuestros descansos desde el PC, en caso de que no podamos (o no queramos) hacerlo desde el móvil. Su funcionamiento es bastante sencillo, en forma de asistente.

  1. Elegimos el Empleado

2. Si el empleado tiene contraseña (recomendado), el asistente nos solicitará la contraseña. En caso contrario, aparecerá la ventana para “fichar”:

En dicha ventana podremos saber incluso nuestro estado actual (si estamos trabajando, descansando, etc.) y cuánto tiempo llevamos haciéndolo.

Recordemos que los datos se almacenan en tiempo real, tanto si se ficha desde el PC como desde el móvil.

Ventana de “Administración”

Llevar un control horario no sirve de nada si no podemos obtener listados, estadísticas o informes, o simplemente exportar la información a Excel o PDF.

Para ello tenemos la ventana de “Administración”, donde podremos mostrar todos los registros, filtrar por Usuario y Fecha, conocer la ubicación desde donde se realizó el registro, si fue desde el móvil o desde un PC concreto, etc.

Existen dos tipos de listados: “Cronológico” y “Detallado”

El listado cronológico muestra la información en orden natural:

…mientras que el listado “detallado” nos ofrecerá información mucho más precisa, como la duración de cada evento, hora de inicio y fin, etc.

Solo un usuario de tipo “Administrador” podrá editar registros concretos (indicando el motivo por el que se está modificando a mano), así como mostrar datos de otros empleados.

Ventana de “Configuración”

En esta ventana elegiremos las opciones de configuración para el Control Horario. Como podemos ver en la siguiente imagen, podremos habilitar o no el uso de la app, requerir siempre la ubicación real del usuario, exigir una distancia mínima para poder fichar, etc.

Estamos trabajando para poder implementar otras opciones basadas en control biométrico, como el inicio de sesión automático utilizando reconocimiento facial, utilizar un lector de smartcards para leer el DNIe o una Tarjeta de Acceso del empleado, y mucho más!

Obviamente, como ocurre con cualquier otro programa o módulo adicional, iremos añadiendo nuevas opciones, ideas y funcionalidades en futuras versiones.

En la siguiente imagen podemos ver qué ocurre si intentamos “fichar” desde el móvil estando lejos de nuestro centro de trabajo, estando configurado en “30 metros”:

En esta otra imagen podemos ver qué ocurre cuando no hemos activado la opción de fichar desde el móvil (usar o no la app):

Tanto la app, como el Módulo para PC, estarán disponibles en los próximos días. Aún desconocemos el precio que tendrá dicho módulo adicional, aunque sabemos que la app, como el resto de nuestras apps, será gratuita, pero requerirá el Módulo Cliente/Servidor.

Control de Horario desde el móvil con ‘SimplyGest Control Horario’

El pasado 8 de marzo de 2019, el Consejo de Ministros aprobaba la obligación para las empresas de llevar un registro horario de sus empleados. SimplyGest ha querido facilitar a sus clientes la realización de este control horario de la forma más sencilla posible.

En el caso de empleados a tiempo parcial, la empresa debía contabilizar las horas (ordinarias y extraordinarias) por mes, y entregar el listado resumen al trabajador.

Con la entrada en vigor del decreto ley, esta obligación será también aplicable a los empleados a tiempo completo, por lo que tanto los empleados a tiempo parcial, como los empleados a tiempo completo, estarán sujetos a llevar este registro. 

¿Cómo hay que llevar este registro?

El nuevo decreto-ley obliga a las empresas a hacer un registro diario del horario de sus trabajadores, en el que deben constar el inicio y la finalización de la jornada laboral. Además, estos registros deberán conservarse durante 4 años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, sindicatos, inspecciones de trabajo, etc. que puedan requerir los datos.

Por lo tanto, registrar esta información podría hacerse incluso a mano, en papel, con un archivo Excel, etc. o bien utilizando software específico, dispositivos de control de accesos, personal dedicado, etc.

¿Qué solución que ofrece SimplyGest para el Control de Horario de los empleados?

No ha habido mucho margen de maniobra para poder desarrollar un completo sistema de control de horarios como nos hubiera gustado, ya que el proyecto estaba pensado para ser implementado en SimplyGest 2019-2020. No obstante, podemos adelantar que hemos desarrollado una solución que permitirá llevar este registro de la forma más sencilla posible, haciendo uso de las nuevas tecnologías y aprovechando las posibilidades de nuestro software.

Se trata de una app para iOS o Android desde la que los empleados, con su propio móvil, podrán fichar y registrar la entrada, salida e incluso los descansos realizados durante la jornada laboral.

Esta información se almacena en SimplyGest, y podrá ser consultada por un Administrador, así como obtener listados completos, con estadísticas, tiempos dedicados a cada evento y mucho más.

Obviamente cada empleado podrá consultar su propio registro de horas desde su dispositivo móvil o desde SimplyGest, así como obtener un listado en PDF desde el móvil.

El funcionamiento de la app no puede ser más sencillo: una simple ventana donde el empleado fichará las entradas y salidas, así como los posibles descansos, etc. La app podrá incluso cerrarse, y cuando necesitemos registrar la salida, o cualquier otro evento, al volver a abrirla podremos ver el tiempo transcurrido y el estado actual en el que estemos (último registro realizado): trabajando, descansando…

El registro es compatible con empleados que realizan varios turnos en un mismo día (horario partido), y están previstas muchas más mejoras y novedades que se irán incorporando poco a poco.

Pantalla principal de la aplicación

Listado de los últimos eventos realizados por el usuario

Muestra de PDF con el registro de horas del usuario obtenido desde el móvil

La app estará disponible para iOS y Android en los próximos días, y para funcionar necesitará el Módulo Cliente/Servidor de SimplyGest y el Módulo Control Horario.

Además de la app, SimplyGest también incluirá una opción para llevar el registro de las horas de cada empleado desde el PC.

La primera Beta de SimplyGest 2019-2020 viene con muchas novedades

Mucho ha llovido tiempo ha pasado desde nuestro último post. Hemos estado muy ocupados preparando lo que será el próximo SimplyGest que, como siempre, vendrá cargado de cientos de novedades, mejoras y sugerencias.

La primera versión Beta del nuevo SimplyGest ya deja entrever la idea principal en la que se basará el futuro del software: más facilidad de uso (si cabe), mejor proceso de puesta en marcha y familiarización, asistentes “paso a paso” para las configuraciones básicas y habituales, eliminación de opciones redundantes, y por supuesto, muchas (y esperadas) nuevas funciones, algunas de ellas demandadas por nuestros clientes.

Hemos estado trabajando en nuevos Asistentes de Configuración Inicial mucho más intuitivos que se encargan de pre-configurar el programa según el sector/actividad de la empresa. También hemos creado un nuevo Asistente de Configuración de Red que se encarga, más visualmente y paso a paso, de preparar el programa para que se conecte a otro PC.

Pero sin duda, una de las novedades más importantes es el nuevo sistema de creación y conexión a Tiendas Remotas. Si tienes varias tiendas, ya no será necesario conocer la IP pública de cada una para poder conectarse remotamente, y no solo eso, sino que podremos saber si la tienda a la que nos vamos a conectar está “disponible” antes incluso de conectarnos. Este nuevo método es, además, automático (se auto-configura él solito), así que podremos decir adiós al 99% de los problemas provocados por cambios de IPs, redireccionadores DNS, etc.

Aunque hay mucho que contar, aún no podemos dar información detallada, por lo que en los próximos días iremos publicando algunas de las novedades más destacadas. Algunas novedades son tan revolucionarias que ya tenemos ganas de hablar sobre ellas!

Eso sí, hay que tener en cuenta que se trata de la primera versión preliminar que se está probando exclusivamente de forma interna, por lo que nada es definitivo por ahora. Aún queda mucho por hacer y por probar.

Próximamente: Seguimiento de vehículos y comerciales desde SimplyGest

Tenemos el placer de anunciar el desarrollo de una nueva utilidad para SimplyGest, que verá la luz probablemente en la próxima gran actualización del programa (SimplyGest 2019) a finales de año.

Se trata de un sistema de seguimiento y control de flotas y/o comerciales, aunque podría utilizarse para el seguimiento de cualquier vehículo o persona, ya que sólo será necesario un smartphone o Tablet.

Aunque ni el servicio ni la app tienen aún un nombre o descripción completa, la idea es poder utilizar cualquier dispositivo (Android) como “localizador gps”. El usuario, o el Administrador, podrá decidir si se debe rastrear su posición para que ésta sea localizable desde la central (SimplyGest en el PC o en una web dedicada).

La app registrará la ruta, los kilómetros recorridos y la velocidad, y notificará opcionalmente la última posición conocida. Podremos de esta forma tener localizados los vehículos de la empresa y/o los comerciales/repartidores, o en definitiva, a cualquier persona que hayamos registrado en el servicio.

En las primeras pruebas realizadas (imagen anterior), podemos ver una captura real de la app, en la que se aprecia la ruta (a pie) realizada por nuestro conejillo de indias, desde el punto origen (marcador rojo) hasta el destino (marcador verde).

Seguiremos informando!

Tícket para Cocina y Barra desde iOS y Android

Tras el lanzamiento hace unos años de la primera versión de SimplyGest TPV Móvil, nuestra app para iOS y Android específica para hostelería, no hemos dejado de añadir opciones, características y sugerencias de clientes.

Tras varios meses haciendo pruebas, tenemos el placer de anunciar que, muy pronto será posible diferenciar los tickets para Barra y Cocina desde la propia app.

Esta novedad vendrá viene acompañada, además, de una serie de mejoras relacionadas con estas opciones, que estarán disponibles en el TPV Táctil de SimplyGest:

  • Nuevo método para la impresión del tícket en Barra y en Cocina
  • Nuevo método para la impresión de “solo los últimos artículos añadidos a la mesa
  • Ya no será necesario utilizar un diseño de tícket “especial”. Cualquier diseño de tícket será compatible.
  • Posibilidad de usar el mismo diseño de tícket en la app para móvil/Tablet que el que utilizamos en la versión para PC.
  • Posibilidad de configurar las tres impresoras y los nombres de las mismas para diferenciarlas, desde la app móvil.

Estas novedades serán incluidas en la próxima versión de SimplyGest (14.9) y de la app, que sólo será compatible con SimplyGest 14.9.

Ya disponible: Sincronización con Woocommerce

Hace unos días comentábamos la importancia del Módulo Weblinker para Prestashop para aquellos usuarios con tienda una virtual Prestashop.

Hoy nos complace anunciar que llevamos tiempo desarrollando el compañero perfecto para aquellos clientes con una tienda virtual basada en Woocommerce.

Como vemos en la imagen, se trata de un módulo muy similar a su homólogo para Prestashop, pero destinado a sincronizar datos entre SimplyGest y una tienda virtual Woocommerce.

Tras las primeras pruebas realizadas esta semana, podemos decir que el desarrollo va por buen camino, por lo que próximamente estará disponible como un módulo adicional más.

Con este módulo adicional, será posible sincronizar los artículos, precios, stock, imágenes, familias, etc. así como importar los clientes y pedidos de la tienda virtual.

¡Permanezca atento a las novedades!

Nuevo: SimplyGest le avisa cuando reciba un nuevo pedido en Prestashop

El Módulo Web-Linker para Prestashop es un must-have si tenemos una tienda virtual con Prestashop. Gracias al módulo, no solo podremos sincronizar la tienda con los datos de SimplyGest (artículos, familias, marcas, precios, stocks, etc.) sino que además, podemos importar los pedidos recibidos en nuestra Tienda a SimplyGest.

Ahora no solo es posible programar la importación automática de pedidos, sino que el programa nos avisará cuando recibamos un nuevo pedido en Prestashop:

Siempre que el Módulo esté en ejecución, una ventana emergente nos notificará cuando recibamos pedidos en nuestra tienda virtual, y además nos permitirá importarlos a SimplyGest en ese mismo momento.

Otras mejoras y novedades

Otra novedad interesante es la posibilidad de modificar el Estado de un pedido directamente desde el programa, sin necesidad de acceder al BackOffice de prestashop. Podremos elegir entre todos los estados de pedido que hayamos configurado en nuestra tienda virtual, y el programa se encargará de hacer el cambio y reflejarlo incluso en el historial de cambios/seguimiento de dicho pedido.

Podremos también acceder fácilmente a las opciones de envío de e-Mail y SMS al cliente, o incluso localizar su dirección en Google Maps.

Genera los modelos de la AEAT desde SimplyGest

SimplyGest permite ahora generar automáticamente los ficheros oficiales de la Agencia Tributaria que permiten crear las autoliquidaciones y realizar las presentaciones de las declaraciones online.

Por ejemplo, es posible generar el fichero de la Declaración del IVA (Modelo 303), el de los Pagos Fraccionados (Modelo 130), el Modelo 115 (Retenciones), con lo que podrás ahorrar tiempo a la hora de presentar las declaraciones.

¿Qué necesito?

A partir de SimplyGest 14.9, podrá acceder a esta ventana llamada “Modelos AEAT” desde SimplyGest. Los datos necesarios para cumplimentar los modelos se rellenan automáticamente a partir de los ingresos y gastos registrados en SimplyGest:

No obstante, podremos modificar los valores manualmente y el programa se encargará de calcular el resto de datos obligatorios.

Una vez hayamos rellenado todos los datos exigidos por Hacienda, generamos el fichero correspondiente, que más adelante importaremos desde la web de la AEAT.

Cómo utilizar un fichero oficial desde la web de la AEAT

Una vez hayamos generado el fichero, accederemos a la web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es) y en el buscador, escribimos el modelo que queramos presentar (130, 115, etc.).

En la página de información, trámites y opciones de dicho modelo, seleccionamos la opción “Presentación ejercicio XXXX y siguientes“, y nos aparecerá el formulario con las casillas para rellenar.

Como ya tenemos el archivo con todos esos datos ya rellenados, debemos ir a la parte inferior de la ventana y pulsar el botón “Importar, y buscar nuestro fichero correspondiente. En ese momento, el formulario se rellenará automáticamente con los datos que hemos generado en el fichero, y ya podremos presentar la declaración!

SimplyGest no solo permite generar los ficheros oficiales de algunos modelos de la AEAT, sino que además, podrá obtener la información necesaria para rellenar manualmente la mayoría de los modelos oficiales, gracias a la impresión de Informes de casi cualquier tipo.